Ein, zwei Dinge für mehr Ordnung und Struktur im Homeoffice

Warum ist Struktur wichtig?

Ein ordentliches, übersichtliches und gut organisiertes Arbeitsumfeld trägt maßgeblich dazu bei, dass du fokussiert bleibst, effizient arbeitest und Stress reduzierst. 

Wenn du ständig nach Dokumenten, Stiften, Tackernadeln oder anderen Dingen suchen musst, geht wertvolle Arbeitszeit verloren und deine Produktivität leidet darunter. Du fühlst dich vielleicht frustriert und wirst durch das Suchen und Ärgern von deiner Arbeit abgelenkt. Ein unordentliches Arbeitszimmer kann sowohl deine Kreativität als auch Produktivität beeinträchtigen. Deshalb ist es entscheidend, für mehr Struktur zu sorgen, damit du das Beste aus deiner Arbeitszeit herausholen kannst.

Tipps für mehr Struktur im Homeoffice

1. Schaffe klare Arbeitsbereiche

Trenne deinen Arbeitsbereich klar von deinem persönlichen Bereich. 

Wenn möglich, wähle einen Raum in deinem Zuhause aus, der ausschließlich als Arbeitszimmer dient. 

Falls das nicht möglich ist, definiere zumindest einen bestimmten Bereich, der nur für deine Arbeit reserviert ist. Dies kann beispielsweise ein Schreibtisch in einer ruhigen Ecke des Wohn- oder Schlafzimmers sein. Achte darauf, dass dieser Bereich frei von Ablenkungen ist und sich gut abgrenzen lässt.

2. Investiere in die richtige Ausrüstung

Der richtige Schreibtisch und Stuhl, ausreichende Beleuchtung und die technische Ausstattung können einen großen Unterschied machen. Stelle sicher, dass dein Arbeitsplatz sowohl bequem als auch funktional ist.

Ein ergonomischer Schreibtisch und Stuhl sind entscheidend, um Rücken- und Nackenschmerzen vorzubeugen. Vielleicht kannst du sogar einen Steharbeitsplatz einrichten.

Stelle sicher, dass dein Schreibtisch bzw. Arbeitsbereich groß genug ist, um alle benötigten Arbeitsmaterialien unterzubringen. 

Zusätzlich solltest du über eine gute Beleuchtung verfügen, um deine Augen zu entlasten. 

Je nachdem, was du genau im Homeoffice machst, investiere in die entsprechende (technische) Ausstattung, um effizient arbeiten zu können: einen guten Computer, einen großen Bildschirm, einen qualitativ guten Plotter oder Drucker, die richtigen Materialien. 

3. Ordnungssysteme nutzen

Nutze Schränke, Regale, Schubladen und Behälter, um deine Arbeitsmaterialien zu organisieren. Überlege dir, ob du lieber offene oder geschlossene Lösungen magst. Lege einen bestimmten Platz für jede Art von Material fest und halte dich daran (jedes Ding hat seinen Platz!). 

Verwende Ordner oder Hängeregister, je nach deinem Ordnungsempfinden und beschrifte sie deutlich, um Dokumente schnell wiederfinden zu können. Vielleicht bist du ein optischer Mensch und es hilft dir, Dinge nach Farben zu sortieren. 

Räume stets nach der Arbeit den Arbeitsplatz auf und lege alles wieder an seinen Platz. So kann nie viel Unordnung entstehen. Besonders, wenn der Schreibtisch mit im Wohnbereich steht, kann der Anblick eines chaotischen Schreibtisches auch abseits der Arbeit Stress bei dir auslösen! Daher nimm dir die paar Minuten nach getaner Arbeit, um mit dem Arbeitstag abzuschließen.

Überprüfe regelmäßig, ob alles an seinem Platz ist, und entsorge überflüssige oder veraltete Papiere und überflüssige Dinge. 

Sie auch zu, dass du eine übersichtliche Ablage für deine aktuellen To Dos bzw. den Posteingang hast und dass diese Ablage nie überquillt! Ist sie zu voll, dann hast du zu lange deine To Dos nicht bearbeitet.

4. Digitale Ordnung schaffen

Erstelle auf deinem Computer logisch geordnete und gestaffelte Ordner und Unterordner, um Dateien zu organisieren. Benenne die Dateien und Ordner eindeutig, damit du sie leicht wiederfinden kannst. Lösche regelmäßig nicht mehr benötigte Dateien.

Deine Desktop-Oberfläche sollte im besten Fall frei von Dokumenten sein, um die Übersichtlichkeit zu wahren.

Hebe deine Dateien in einer Daten-Cloud auf, denn dort gehen sie nicht verloren, auch wenn der Computer auf einmal defekt ist oder nicht mehr angeht. Auch kannst du so von überall mit unterschiedlichen Geräten, ob Computer oder Handy, auf die Daten zugreifen, auch mobil.

Überlege dir auch, mit einer Scan-App deine gedruckten Dokumente zu digitalisieren, um den Papierkram zu reduzieren und wichtige Dokumente immer und überall abrufbar zu haben. Natürlich kannst du nicht deinen Original-Mietvertrag oder deine Renten-Dokumente entsorgen, aber die meisten Dokumente kannst du auch in rein digitaler Form aufbewahren.

5. To-Do-Listen verwenden

Erstelle täglich oder wöchentlich To-Do-Listen, um deine Aufgaben zu priorisieren und im Blick zu behalten. Notiere dir alle anstehenden Aufgaben und ordne sie nach ihrer Dringlichkeit. Dafür kannst du z.B. ein Farbsystem benutzen, Rot für dringlich, Grün für “sollte man mal machen” usw.

Setze realistische Ziele für jeden Tag und die Woche und arbeite die Aufgaben systematisch ab. Das Abhaken erledigter Dinge gibt dir ein Gefühl der Erfüllung und Motivation.

Überlege dir dabei das System, das für dich passt. Hast du lieber einen Wochenplaner, in den du mit Füller einträgst? Schreibst du deine To Dos lieber auf ein A4 Blatt, das man nach Erledigung leicht entsorgen kann? Oder hast du deine To Dos lieber elektronisch auf Handy oder Computer? Vielleicht in deinem digitalen Kalender oder deinen Notizen?

6. Zeitmanagement praktizieren

Mit den To Do Listen geht auch die Zeitplanung einher.

Plane deine Arbeitszeit sorgfältig und halte dich an einen festen Zeitplan. Wir arbeiten am effektivsten, wenn wir Routinen etabliert haben. Setze dir also klare Arbeitszeiten und vermeide es, dich bei der Arbeit von anderen Aktivitäten ablenken zu lassen. Wenn du dir vornimmst, eine Stunde konzentriert an einem Projekt zu arbeiten, dann schalte am besten das Handy aus oder lege es zumindest außer Reichweite. Minimiere die Dinge, die dich ablenken.

Plane auch Pausen ein, um ein gesundes Gleichgewicht zwischen Arbeit und Freizeit zu erreichen. Deine Augen brauchen zwischendurch eine Pause, dein Körper etwas Bewegung und vielleicht Stretching, du brauchst ausreichend Wasser und Nahrung, um geistig aktiv zu bleiben. 

7. Inspirationsecken einrichten

Wenn du kreativ arbeitest, schaffe eine inspirierende Umgebung in deinem Arbeitszimmer. Gestalte deinen Arbeitsplatz nicht nur nach den Notwendigkeiten, sondern nach deinem Stil und richte ihn so ein, dass er dich motiviert und inspiriert. Eine angenehme Atmosphäre und die richtigen Trigger werden deine Kreativität steigern und dir helfen, produktiver zu sein. Und in einem nett eingerichteten Arbeitszimmer hältst du dich sicher auch lieber auf.