Wie man eine To-Do-Liste korrekt ausfüllt

Was ist eine To-Do-Liste?

Der Begriff „To-Do-Liste“ ist allgegenwärtig. Wir verwenden ihn permanent, oftmals jedoch in der völlig falschen Situation. Denn eine To-Do-Liste ist nicht nur einfach eine Liste, auf der stichpunktartig aufgeschrieben wird, was einzukaufen ist oder was erledigt werden muss. Eine To-Do-Liste ist in der Regel eine komplexe Angelegenheit. Eine Liste, die wie ein Baum verzweigt ist und die aus großen Vorhaben kleine Einzelschritte formuliert.

Es geht also nicht nur darum aufzuschreiben, welche Butter gekauft werden soll und das am Vormittag einen Friseur Termin ist. Bei der To-Do-Liste geht es darum, dass alle großen Aufgaben zusammengetragen werden, die dann in kleine Aufgaben unterteilt werden. Und das nicht nur für den Tag, sondern auch für einen längeren Zeitraum.

Wie kann eine To-Do-Liste gestaltet werden?

Nun kommt es darauf an, wie viele Aufgaben man in einer To-Do-Liste aufnehmen möchte. Es besteht immer die Möglichkeit, bei besonders komplexen und großen Aufgaben für jede einzelne dieser großen Aufgaben eine separate To-Do-Liste anzulegen.

Wenn zum Beispiel ein Umzug stattfinden soll, dann sollte ausschließlich für diesen Umzug eine To-Do-Liste angelegt werden. In der To-Do-Liste sollten dann alle Themen zusammengetragen werden, die sich in Bezug auf den Umzug zeigen.

Dazu gehören zum Beispiel:

• alte Wohnung kündigen
• Umzugshelfer finden
• Kartons packen
• Möbel auseinanderbauen
• Parkplatz für den Umzugstag reservieren
• Strom, Gas und Wasser ummelden
• Telefonnummer anmelden
• neue Adresse mitteilen

Das sind nur einige kleine Aufgaben, die im Rahmen des Umzugs anfallen und die in der To-Do-Liste genau aufgeschrieben werden.

Eine To-Do-Liste für jeden Tag?

Bleiben wir bei unserem oberen Beispiel, um die Gliederung der To-Do-Liste noch etwas genauer zu betrachten.
Gibt es eine Aufgabe wie einen Umzug, dann ist diese Aufgabe natürlich nicht an einem Tag erledigt. Vorbereitung, Umzugstag und Nachbereitung ziehen sich hin. Und das bedeutet, dass die To-Do-Liste selbstverständlich auch mehrere Tage, Wochen oder Monate umfasst.

Bei den kleinen Teilaufgaben, die aus der großen Aufgabe heraus ausgegliedert werden, sollte immer mit einem Datum gearbeitet werden. Es lohnt sich also dazu zu schreiben, wann zum Beispiel die alte Wohnung gekündigt werden muss. Hier gilt es, Stichtage einzuhalten, um nicht unnötig lange Miete zu bezahlen aber auch um nicht in die Versuchung oder in die Gefahr zu geraten, dass am Ende eine Lücke zwischen der Nutzung der alten Wohnung und der Nutzung der neuen Wohnung entsteht.

Wenn alle kleinen Teilaufgaben mit einem Datum für die Erledigung versehen werden, lässt sich die Liste deutlich besser abarbeiten. Denn dann sieht man jeden Tag, welche Aufgaben exakt an diesem Tag anstehen und erfüllt werden müssen. Außerdem ist es so möglich, die Aufgaben besser zu planen. Es ist nicht sinnvoll, alle Aufgaben auf wenige Tage zu verteilen, wenn die Möglichkeit besteht, einen deutlich größeren Zeitraum zu nutzen. Mit einer korrekt ausgefüllten To-Do-Liste ist es möglich, einen Tagesplan, Wochenplan aber auch Monatsplan zu erstellen. Immer so aufgestellt, dass neben den Aufgaben aus der To-Do-Liste auch immer noch Platz für alle anderen Dinge bleibt.

Per Hand oder per Computer – was ist die beste To-Do-Liste?

Hier scheiden sich oftmals die Geister. Es gibt viele, die ihre To-Do-Liste am Computer erstellen. Mit einer Excel Tabelle, die individuell angepasst werden kann und auch in ihrer Größe variabel ist. Wer alles richtig abspeichert, kann immer wieder Änderungen vornehmen, ohne dass ein großer Aufwand entsteht.

Andere setzen auf eine To-Do-Liste, die per Hand geschrieben wird. Hierbei zeigt sich vor allen Dingen ein Vorteil. Denn was per Hand geschrieben wird, beschäftigt uns intensiver. Wir machen uns im Vorfeld mehr Gedanken darüber, was aufzuschreiben ist und was somit zu erledigen ist. Die Planung im Rahmen der großen Aufgabe wird also im Kopf etwas intensiver vorgenommen und könnte deshalb auch etwas feingliedriger und genauer sein, wenn das ganze per Hand erstellt wird.

Am Ende muss genau das jeder für sich selbst entscheiden. Eine kleinere To-Do-Liste ist per Hand selbstverständlich einfacher zu erstellen als eine große To-Do-Liste. Sie ist am Computer deutlich einfacher und übersichtlicher. Es kann mit unterschiedlichen Farben, Schriftarten und Schriftgrößen gearbeitet werden. Die Möglichkeiten sind hier bei einer handschriftlichen Erstellung der To-Do-Liste etwas eingeschränkter. Auch wenn selbstverständlich ebenfalls mit Farben und Größen der Schrift gearbeitet werden kann, ist es doch am Computer deutlich leichter.

Ist für jeden eine To-Do-Liste geeignet?

Prinzipiell kann eine To-Do-Liste für jeden Tag erstellt werden. Sie schafft Ordnung, sie schafft Struktur und sie schafft Klarheit. Wer mit To-Do-Listen arbeitet, der arbeitet strukturiert. Er hat eine Übersicht über sein Leben, über alle zu erledigenden Aufgaben aber auch über die Möglichkeiten, die in Bezug auf einen Freiraum vorhanden sind. Eine To-Do-Liste bedeutet deshalb nicht, dass man sich ausschließlich durchstrukturiert und den Tag auf die Minute genau taktet. Es bedeutet auch, dass durch die Struktur deutlich mehr Freiräume entstehen, in denen eben nicht gearbeitet werden muss und in denen nicht an die nächste Aufgabe gedacht werden muss. Denn die steht in der To-Do-Liste. Und mit ihr alle wichtigen kleinen Teilaufgaben, die im besten Fall inklusive Datum und genauer Beschreibung vermerkt sind.