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Das alte Jahr endete im Chaos - das neue startet mit Struktur und Ordnung.
Sie wollen endlich das Chaos im Büro besiegen und nachhaltige Strukturen einführen?
Für Arbeitserleichterung, zufriedene Mitarbeiter und mehr Wertschöpfung in Ihrem Unternehmen?
Ich zeige Ihnen, wie das funktioniert!
Das alte Jahr endete im Chaos – das neue beginnt mit Struktur und Ordnung!
Sie fragen sich, wie?
Was kann weg, was muss bleiben?
Was muss im Original archiviert werden?
Wo reicht ein Scan?
Und wie werden Dokumente sicher entsorgt?
Oder möchten Sie mehr und in 2024 endlich vom Papierchaos hin zur digitalen Ordnerstruktur?
Archivierung und Entsorgung von Dokumenten
Die unternehmerischen Dokumente aus 2023 müssen 10 Jahre aufbewahrt werden (wie z.B. Eingangs- und Ausgansrechnungen). Für manche Dokumente gelten gesonderte Regeln und Aufbewahrungsfristen! Diese bitte beachten!!
Alle Dokumente, die eine original-Unterschrift enthalten, müssen Sie auch im Original archivieren.
Sie können diese zusätzlich einscannen, wenn Sie hauptsächlich digital arbeiten, damit Sie Ihre Dokumente immer und überall vollständig und aktuell haben. Das Original muss aber zusätzlich bleiben.
Dokumente wie Anschreiben oder Übersichten können entsorgt werden, wenn Sie diese nicht für Ihre unternehmerische Projekthistorie benötigen.
Bitte achten Sie auf die DSGVO-konforme Dokumentenentsorgung, hier kann ich DSGVO-konforme Aktenvernichter empfehlen! Oder – wenn die Dokumentenberge doch größer sein sollten – kontaktieren Sie einen professionellen Dienstleister zur Entsorgung der Dokumente.
Die sichere Archivierung Ihrer Dokumente werde ich in meinem nächsten Blog-Beitrag betrachten. Dabei wird zwischen Archivierung in Papierform oder digitaler Archivierung unterschieden.
Nun gut, jetzt haben Sie die alten Dokumente sortiert und bearbeitet.
Wie geht es nun weiter?
Die 7 Ordner-Methode
Für die Dokumente des neuen Jahres können Sie schon jetzt eine Ordnerstruktur anlegen. Ob digital oder analog macht hier keinen Unterschied.
Bewährt hat sich die Strukturierung nach Hauptthemen und in diesen Hauptthemen dann nach Projekten oder direkt nach Datum.
Hilfreich, wenn Sie ohne eine entsprechende Software aber trotzdem digital arbeiten, ist die 7-Ordner-Methode.
Das stellen Sie sich vor, wie folgt:
Jede Ebene hat maximal 7 Ordner, in denen jeweils wieder maximal 7 Ordner liegen.
Haben Sie also 7 Ordner mit jeweils 7 Unterordnern und darunter jeweils noch einmal 7 Unterordner, kommen Sie auf 343 Ordner. Das ist sehr übersichtlich, da immer maximal 7 Ordner auf einer Ebene liegen.
Die Ordner können Sie dann nach Ihren unternehmerischen Anforderungen benennen.
Bewährt hat sich die Beschriftung nach z.B. Kunden, darunter liegend z.B. die Projekte oder das Jahr und darunter liegend die individuellen Ordner.
Papierdokumente
Sie haben noch viele Dokumente in Papierform vorliegen?
Auch kein Problem! Legen Sie einfach schon einmal die Aktenordner für die üblichen Dokumente an. Beschriften Sie diese mit Inhalt und Jahreszahl. Dann brauchen Sie nur noch die Dokumente einzusortieren, wenn diese bearbeitet sind.
Um eine übersichtliche innere Ordnerstruktur zu erhalten, bieten sich Trennstreifen oder Register an, die Sie nach Ihren Vorgaben individuell beschriften können.
Umstellung auf digitale Lösungen
Sie möchten durchstarten und 2024 endlich auf digitale Lösungen für Ihre internen Prozesse umstellen?
Dann können Sie sich schon jetzt auf die Umstellung vorbereiten!
Schaffen Sie klare interne Vorgaben, wie Sie Ihre Prozesse gestalten möchten. Definieren Sie Verantwortlichkeiten und nehmen Sie Ihre Mitarbeiter von Anfang an auf diese Reise mit, damit die digitale Lösung akzeptiert wird.
Sie benötigen Unterstützung bei Prozessoptimierung und Digitalisierung?
Ich bin Expertin für Prozessoptimierung und Dokumentenmanagement und leidenschaftliche Anhängerin von einfachen und pragmatischen Lösungen.
Ich freue mich, von Ihnen zu hören!
Ihre Daniela Lorbach
Expertin für Prozessoptimierung, Unternehmensentwicklung und Digitalisierung für KMU.
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