Bekommst du viele Briefe? Bei mir ist das phasenweise. Manchmal kommt echt wenig, manchmal quillt unser Briefkasten regelrecht über. Hinter einigen Briefen steckt ein To-do, andere wollen nur abgeheftet werden und wieder andere sind eigentlich nur Werbung oder informativ. Egal was in unserem Briefkasten landet, wir müssen die tägliche Papierflut händeln.
Ich mache das in 2 Etappen, denn ich versuche immer gleiche oder ähnliche Aufgaben zu bündeln.
Vorweg aber möchte ich dir noch verraten, warum hier auf dem Blog momentan so wenig los ist.
Ich hatte mir einen wirklich tollen Plan gemacht für dieses Jahr. Sehr viele Beiträge und Videos, die ich bringen wollte. Wie es aber manchmal so ist, kommt es manchmal anders, als man denkt.
Es ist ja nicht so, dass ich mich beschweren möchte, denn es läuft wirklich super. Es sind nur aktuell so viele Projekte und Aufgaben, die ich parallel händeln muss, dass ich irgendwo Abstriche machen musste.
Im nächsten Monat gibt es ja mein erstes Seminar für Ordnung im Haushalt und ich muss sagen, dass ich die Vorbereitung dafür doch ein wenig unterschätzt habe.
Nebenbei arbeite ich noch mit einer Freundin an einem weiteren wirklich großem Projekt, von dem ich jetzt gerade noch nicht so viel erzählen kann, aber ganz bald verrate ich dir mehr dazu – versprochen.
Nun denn. Der Blog leidet gerade leider ein wenig darunter. Ich denke, dass ich aber Ende Mai, wenn das Seminar angelaufen und somit ein wirklich großes Thema abgeschlossen ist, endlich wieder etwas mehr Zeit habe.
So lange hoffe ich, dass du mir treu bleibst und es mir nicht übel nimmst, dass es für eine begrenzte Zeit etwas weniger von mir zu lesen bzw. zu sehen gibt.
Jetzt aber zu meiner Papierflut.
Wenn ich nach Hause komme, leere ich immer den Briefkasten – wenn es nicht schon mein Freund gemacht hat – und nehme die Post mit ins Haus. Nachdem ich Jacke und Co. abgelegt habe, werden die Briefe direkt geöffnet und mit einem kurzen Blick bewertet.
Die Papierflut wird dann nach folgendem Schema sortiert:
Ich bin ein sehr visuell veranlagter Mensch. Wenn ich Dinge nicht vor Augen habe, dann vergesse ich sie. Deshalb müssen die Briefe, die ein To-do mit sich bringen, zwingend an einer Stelle aufbewahrt werden, wo ich sie mehrmals am Tag sehe.
Auch wenn ich, je nach Menge der Post, jede Woche bis alle zwei Wochen, mir Zeit blocke, in der ich meine Post bearbeite, brauche ich einfach diese sichtbare Erinnerung.
Ich gehe ungern einen Weg zu viel.
„Lieber riskieren, alles fallen zu lassen, als zweimal zu laufen“ – Mein Lebensmotto
Deshalb lege ich die Briefe, die abgeheftet werden möchten, zunächst einmal auf die Treppe. Bei meinem nächsten Gang nach oben, spätestens zur Bettgehzeit, nehme ich die Post mit und lege sie in meine „Einsortieren“ Ablage ins Büro.
Warum ich nicht direkt abhefte?
Ich möchte nicht jeden Tag abheften. Lieber nutze ich die Ablage*, sammel dort erst einmal und hefte einmal im Monat ab. Wie schon gesagt – Ich bündel gleiche oder ähnliche Aufgaben.
So habe ich nämlich die Möglichkeit, dass ich eine Mappe nur 1x im Monat öffnen muss, wenn ich an mehreren Tagen bspw. Post für diese Mappe bekomme.
Außerdem sind bis dahin auch viele der Briefe, die unten im Briefsammler* steckten, sofern sie verwahrt werden müssen, auch oben gelandet.
Wie ich meine Unterlagen abhefte, dazu hatte ich schon einen Beitrag geschrieben. Schau gerne mal vorbei.
Wenn weitaus mehr Papierflut in deinem Briefkasten landet, ergibt es vielleicht eher Sinn häufiger abzuheften. Für mich hat sich herausgestellt, dass es nach einem Monat noch hervorragend händelbar ist und nicht anstrengend wird. Und das ist das Wichtige daran.
Wie händelst du denn deine Papierflut?
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Routinen sind im Büro unerlässlich, um die Struktur in Deinen Dokumenten – egal ob Papier oder digital – aufrechtzuerhalten.
In diesem Beitrag möchte ich Dir ein paar Inspirationen geben, wie solch eine Routine aussehen könnte, damit Du dauerhaft Freude an der Büroarbeit hast.
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Wie bekomme ich mein Papierchaos im Büro in den Griff, sodass ich wieder den Überblick über meine Dokumente und Fristen bzw. Aufgaben aus den Dokumenten erhalte?
Auf diese Fragen möchte ich in diesem Blog-Beitrag eingehen und Dir einen Impuls geben, damit Du die Ärmel hochkrempelst und direkt loslegen kannst.
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