So schaffst du endlich Ordnung in deinen Papieren

Unordnung in Form von Zettelwirtschaft, gestapelten Unterlagen und Flyer haben etwas Erdrückendes. Es fühlt sich an, als ob du immer etwas vergessen hast. Außerdem suchst du ständig nach bestimmten Dingen. Deine Unsicherheit, was du aufheben musst und was du wegwerfen kannst, ist sehr groß. Irgendwann stapelt sich alles so hoch, dass du gar nichts mehr findest. Obwohl du schon ein Ordnungssystem hast, stapeln sich über die Jahre Rechnungen und Belege in Ablagekörben. Und wenn du an die Steuererklärung denkst, bekommst du einen Schweißausbruch. So schaffst du endlich Ordnung in deinen Papieren:

 

Kategorien für die Ordnerstruktur

Für die Anlage einer groben Ordnerstruktur orientierst du dich an den großen Hauptthemen in deinem Leben. Diese sind bei jeder Familie oder Person ähnlich. Ich empfehle dir dazu folgende grobe Ordnerstruktur:

  1. Banken / Finanzen 
  2. Gesundheit 
  3. Arbeit / Beruf 
  4. Wohnen / Immobilien 
  5. Versicherungen / Rente
  6. persönliche Dokumente / Verträge 
  7. Ordner + weitere (z. B. für Kind 1, Kind 2, Hobby, Urlaub)

Nachdem du dir die grobe Struktur überlegt hast, sortiere alle losen Dokumente den jeweiligen Kategorien zu. Sortiere sofort Papiere aus, die nicht mehr benötigt werden. Nutze je nach Menge deiner Dokumente Ablagekörbe, Einsteckhüllen oder Schuhkartons zum Vorsortieren. Zur Not tut es auch der Fußboden oder Esstisch. Beginne nicht später, sondern … jetzt!

 

Aufbewahrung für Dokumente

Nun entscheidest du, welches Ablagesystem für dich in Frage kommt. Bewährt haben sich in vielen Haushalten die einfachen Ordner mit Zehnerregister, alternativ aber auch Boxen mit Hängeregister. Jedes System hat Vorteile und Nachteile, aber Hauptsache ist: du hast ein System. 

Nun nimm einen Stapel (eine Kategorie) zur Hand und untergliedere die Papiere weiter, in maximal 10 Unterkategorien. Im Ordner hefte das Wichtigste und am meisten Benutzte nach vorn – innerhalb der einzelnen Unterkategorie immer das neueste Dokument nach oben, damit du nicht so viel umblättern musst. Auch im Hängeregister wird das so gehandhabt. Zum Beispiel legst du die Versicherungspolice nach ganz hinten und davor die Änderungen und jährlichen Abrechnungen.

 

Reserviere ein festes Zeitfenster

Natürlich schaffst du das nicht alles an einem Tag, wenn die Stapel sehr hoch sind. Reserviere dir also ein festes Zeitfenster, zum Beispiel eine halbe Stunde am Tag oder 1-2 Stunden wöchentlich, um die Hauptarbeit zu bewältigen. Reservier dir einen festen Tag in der Woche, an dem du dann deine Bürosachen erledigst. Du verfeinerst dein Ablagesystem weiter oder bezahlst Rechnungen und legst diese sofort ab. Steuerrelevante Belege kommen gleich in den Steuerordner für die nächste Steuererklärung. 

Plane einen festen Termin für diese Tätigkeiten in deinen Kalender ein. Ich persönlich empfehle dir den Mittwoch: Die Woche geht schon seinen Gang und du hast noch genügend Reserven. Freitags bewährt sich leider gar nicht, da willst du einfach nur ins Wochenende. Leg los: Reserviere dir jetzt DEINEN Büro-Serien-Termin im Kalender.

 

Posteingang

So, nun ist deine private Ablage so schön sortiert. Wie geht es jetzt weiter? Täglich flattert dir neues Papier ins Haus. Briefe von der Versicherung, Werbung, eine Rechnung, Zeitschriften oder was hast du noch so in deinem Briefkasten? 

Überlege und analysiere die Wege des Papiers in deinem Haushalt. Schon beim Reinkommen hast du am besten einen Papierkorb für Werbung oder Werbebriefe in Reichweite. Dort wandert alles rein, was du nicht benötigst. Alle anderen Briefe öffnest du ebenso gleich an der Tür, entsorgst die Umschläge und jetzt entscheidest du sofort, ob du diese nur abgelegen musst oder ob sich eine Aufgabe daraus ergibt. 

Wie du schon merkst, sind für die Post diese zwei Kategorien „Ablage“ und „erledigen“ von Belang. Zeitschriften kommen dorthin, wo sie gelesen werden, also entweder ins Badezimmer 😉 oder in die Lese-Ecke. Für die anderen beiden Kategorien musst du nun einen geeigneten Platz in deinem Haushalt finden. Vielleicht in der Küche oder aber gleich im Arbeitszimmer beziehungsweise Büroecke – diese Entscheidung liegt ganz bei dir. Weil du einen regelmäßigen Termin im Kalender hast, wirst du ab sofort nie wieder eine Rechnung vergessen. Und weil du alles im ToDo- oder Ablage-Korb gesammelt hast, wird es zum nächsten Büro-Termin erledigt und in dein System sortiert. 

Hast du noch Fragen? Ruf mich gern an oder schreib mir eine Nachricht. Ich stehe dir gern mit Rat und Tat zur Seite.

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