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Organisiert im Homeoffice

Inhaltsverzeichnis

Ich habe zur Zeit häufiger die Frage gestellt bekommen, wie ich mich im Homeoffice organisiere. Deshalb möchte ich dir in diesem Beitrag meine fünf Tools und Tipps mit auf dem Weg geben, die ich im Homeoffice anwende, um möglichst produktiv zu sein und nahezu papierlos und damit auch ortsunabhängig arbeiten zu können. Die meisten Tipps aus diesem Beitrag lassen sich auch wunderbar auf Projekte im Haus ummünzen – also, wenn du planst dein Haus umzuorganisieren oder komplett auszumisten, oder einfach nur deinen Haushalt machen möchtest, kannst du diese Tipps zum Großteil auch anwenden.

Vorweg möchte ich aber auf eines der wichtigsten Punkte eingehen, die es braucht, wenn man im Homeoffice arbeitet. Disziplin! Ich habe das lange Zeit wirklich unterschätzt, denn ich bin schon immer ein großer Aufschieber gewesen – und bin es auch heute noch. Wie ich damit umgehe, um nicht durch das Aufschieben in Terminnot zu kommen, dazu habe ich bereits einen Beitrag geschrieben. Für genau solche Aufschieber, wie mich, ist es wirklich schwer sich im Homeoffice so zu motivieren, dass am Ende des Tages die Arbeit fertig ist. Früher war ich meinem Chef gegenüber verantwortlich – das war etwas völlig anderes. Da musste ich liefern. Aber jetzt bin ich nur mir gegenüber verantwortlich und das macht es schwer – vielleicht kennst du das?

Ich habe schon häufig gelesen, dass man sich dann selber nicht ernst nimmt und sich selber klein macht, wenn man sich nicht an die eigenen Termine halten kann. Meiner Meinung nach ist das völliger Blödsinn. Ich nehme mich total ernst und ich mache mich selber auch nicht klein – dennoch schiebe ich gerne auf und arbeite gerne nach dem Lustprinzip.

Was mir geholfen hat im Homeoffice mehr Disziplin zu bekommen – ich habe mir Menschen gesucht, denen gegenüber ich mir eine Verantwortung geschaffen habe, mein Papierchaos abgeschafft und meinen ganz persönlichen Arbeits-Rhythmus gefunden.

Ich weiß zum Beispiel, dass ich früh morgens nicht zu gebrauchen bin – also versuche ich auch gar nicht, mich dann an den Rechner zu setzen, um zu arbeiten. Mein Tag fängt an, wenn die Kleine ihren Vormittags-Schlaf hält – 9 Uhr.
Über alle meine Vorhaben, die mir wirklich wichtig sind, rede ich mit meiner Familie und einigen Freunden – ich schaffe mir Verbindlichkeiten. Denn: Es ist mir zu peinlich, jedes Mal, wenn sie fragen, ob ich fertig bin, nein sagen zu müssen. Ich möchte dann lieber von Fortschritten erzählen und mich selber stolz machen.

Soviel einmal kurz und knapp dazu, wie ich überhaupt für mich eigenverantwortlich im Homeoffice arbeiten kann. Kommen wir nun aber zu den Tools und Tipps, die ich verwende, um meinen Arbeitsalltag zu organisieren.

Evernote

Evernote hat mir dabei geholfen, in meinem Büro nahezu papierlos zu arbeiten. Ich nutze Evernote als mein Notizbuch und habe es auf allen Geräten installiert. So habe ich meine Notizen immer bei mir und kann auch schnell mal etwas eintragen, wenn mir eine neue Idee kommt, oder ich zu einer bestehenden Idee etwas hinzufügen möchte.

Das Gute an Evernote ist meiner Meinung nach, dass man hier viele verschiedene Notizbücher für jedes Thema anlegen kann. So habe ich eines für meinen Podcast, eines für jeden Social-Media-Kanal, eines für meinen Online-Shop. Wenn ich das alles in realen Notizbüchern mit mir schleppen müsste – gar nicht auszudenken. Ich habe also in Evernote eine gut strukturierte Übersicht über all meine Notizen und kann auch schnell nach einer bestimmten Notiz suchen – versuch das mal mit einem realen Notizbuch.

Asana

Asana ist ein Projektmanagement Tool, mit dem ich all meine Vorhaben detailliert planen kann. Ich kann hier große Aufgaben aufnehmen, wie zum Beispiel mein Ordnungskurs, der im September endlich fertig wird. Die Hauptaufgabe ist also der Ordnungskurs – und diese große Aufgabe kann ich in viele kleine Teilaufgaben unterteilen. Also zum Beispiel: Kursstruktur festlegen, Name finden, Plattform finden usw.
In diesen Teilaufgaben kann ich mir dann zusätzliche Notizen machen, wenn mir was zwischendurch dazu einfällt, damit ich nichts vergesse. Ich könnte die Teilaufgaben aber sogar noch kleinlicher unterteilen. Genau das macht dieses Tool für mich so mächtig – weil ich der kleinsten Teilaufgabe einen Termin zuordnen kann – und wenn ich mit anderen zusammenarbeite, kann ich sie auch anderen zuordnen.

Da ich ja ursprünglich aus dem Prozess- und Projektmanagement komme, ist Asana für mich eines der wichtigsten Tools, mit denen ich tagtäglich arbeite. Ich brauche klare Strukturen in Projekten und eine klare Übersicht. Genau das habe ich in diesem Tool. Außerdem kann es mir damit nicht mehr passieren, dass ich mich übernehme, denn ich achte immer darauf, dass ich nicht mehr als 3 mittelgroße Aufgaben an einem Tag einplane. Mehr schaffe ich zurzeit nicht und das ist auch okay. Alle Aufgaben haben ja einen fixen Termin.

Ablage auf dem Tisch

Für einige wenige Dinge, die noch auf Papier reinflattern, habe ich eine Ablage auf dem Tisch stehen. Ein Stehsammler*, in dem für jeden Arbeitstag eine Mappe steht, in der ich die Unterlagen für diesen Tag stecke. Habe ich also ein To Do per Post bekommen, oder muss etwas ausfüllen und verschicken, dann kommt es in die Mappe vom jeweiligen Tag in der Woche, wo ich Zeit habe das abzuarbeiten. Jeden Morgen greife ich mir die Tagesmappe und hole die Unterlagen heraus, um sie dann abzuarbeiten – vorausgesetzt es ist überhaupt etwas drin.

Feste Zeiten für Aufgaben

Alle wiederkehrenden Aufgaben haben bei mir feste Zeiten bekommen. So mache ich zum Beispiel meine Ablage alle zwei Wochen am Montag, meine Belege scanne ich jeden Freitag und meinen Podcast nehme ich jeden Samstag auf. In Asana habe ich diese Aufgaben geplant und eine Termin-Routine eingestellt. Das heißt, sobald ich die Aufgabe erledigt und abgehakt habe, taucht sie automatisch am nächsten geplanten Termin wieder auf. Das finde ich echt praktisch, weil ich es nicht mehr vergessen kann.

Durch diese Termin-Routinen für feste Aufgaben bekomme ich mittlerweile eine ziemlich gute Arbeits-Routine. Viele Dinge und Aufgaben gehen mir dadurch noch leichter von der Hand und ich mache es einfach, ohne groß darüber nachdenken zu müssen. Sowas geht bei neuen Aufgaben natürlich nicht. Aber ich denke, die Routine hilft mir sehr gut dabei, die Dinge produktiv abzuarbeiten, weil sich nicht zu viel anhäufen kann und ich weiß, dass ich an den Tagen nicht zu viel andere Dinge einplanen darf.

Batch Working

Der wohl wichtigste Tipp, den ich dir mit auf den Weg geben möchte. Batch Working heißt nichts anderes, als so viele Aufgaben vom gleichen Typ auf einmal abarbeiten, wie es geht. Und diesen Tipp kann man wirklich auch auf alles anwenden. Egal, ob du deinen Hausputz machen möchtest, oder im Homeoffice möglichst produktiv sein willst. Wenn ich also samstags meinen Podcast aufnehme, dann nehme ich gleich 2–3 Folgen auf einmal auf. Anfangs muss ich erst noch ins Sprechen hereinkommen und wenn ich im Flow bin, fallen mir die nächsten Folgen viel leichter. Genauso ist es auch mit E-Mails oder Bildbearbeitung oder beim Hausputz.

Ich schieße erst 20–30 Fotos, danach bearbeite ich die Bilder gebündelt und hinterher erstelle ich damit gebündelt neue Grafiken für Instagram, Pinterest und Co. Beim Hausputz putze ich ja nicht erst ein Zimmer komplett – also erst aufräumen, dann Staub wischen, dann staubsaugen und hinterher noch wischen. Ich räume erst alle Zimmer auf, dann wische ich in allen Räumen Staub und hinter sauge und wische ich alle Zimmer auf einmal. Dadurch bin ich viel schneller mit allem durch, weil ich das Arbeitsmittel nicht zwischendurch tauschen muss.

BONUS TIPPS:

Wenn man nicht papierlos arbeiten möchte oder kann – denn nicht jeder mag es ausschließlich digital zu arbeiten, dann habe ich noch zwei Bonus Tipps für dich.

Projektmappen

Wenn du an Projekten arbeitest, dann schaffe dir Projektmappen* an, in denen du alle Unterlagen zu dem jeweiligen Projekt sammelst. Das gute an einer solchen Mappe ist, dass du die Unterlagen hier nochmal thematisch unterteilen kannst. Je nachdem, wie umfangreich dein Projekt ist, kannst du eine Projektmappe mit mehr oder weniger Fächern wählen. Bis zu 24 Fächer – habe ich bisher gesehen – gibt es bei den Mappen. So hast du alle Unterlagen ein Projekt betreffend an einem Ort und sie flattern nicht mehr überall herum.

Als Alternative zu einer Mappe gehen zum Beispiel auch Schubladen-Boxen. Die verwende ich persönlich sehr gerne und habe davon auch zwei Stück auf meinem Schreibtisch stehen.

Von links nach rechts arbeiten

Wenn du deine Unterlagen aus dem Stehsammler* genommen hast, um sie abzuarbeiten, dann empfiehlt es sich, von links nach rechts zu arbeiten. Also links von dir ist der Stapel an Unterlagen, an denen du an diesem Tag noch arbeiten möchtest / musst, direkt vor dir liegen die Dinge, an denen du aktuell arbeitest und rechts liegt das, was du abgearbeitet hast. Einmal siehst du den Fortschritt am Ende des Tages ganz klar vor Augen, die Unterlagen geraten nicht durcheinander und du lässt dich nicht zwischendurch ablenken, in dem du anfängst, erledigte Papiere einzusortieren oder wieder hervorkramen zu müssen, weil doch noch eine Kleinigkeit nicht gepasst hat – kann ja mal passieren.

Jetzt bist du dran: Wie organisierst du dich momentan? Möchtest du etwas umstellen? Lass mir das gerne in den Kommentaren da und teile auch gerne deine Tipps mit den anderen Lesern.

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