Die Aufbewahrungsfrist ist ein wichtiges Merkmal beim Sortieren und Entsorgen deiner Unterlagen. Denn sie legt fest, wie lange du verpflichtet bist, diverse Unterlagen vorrätig zu haben. Unterschieden wird hierbei zwischen privaten Dokumenten und Geschäftsunterlagen.
Du wirst relativ schnell merken, dass es verschiedene Aufbewahrungsfristen für Dokumente, Unterlagen und ähnliche Dinge gibt. 6 Jahre, 10 Jahre oder lebenslang? Was kann direkt weggeworfen werden und wo musst du genau aufpassen, was behalten werden muss und was du nicht behalten musst?
Lass uns jetzt zuerst auf die gesetzlichen Grundlagen etwas genauer schauen. Sie regeln, welche Aufbewahrungsfristen in den einzelnen Bereichen gelten.
Es gibt für geschäftliche beziehungsweise alltägliche Unterlagen eine steuerrechtliche Aufbewahrungsfrist sowie eine handelsrechtliche Aufbewahrungsfrist.
Die steuerliche Aufbewahrungsfrist ist dem Steuerrecht zuzuschreiben, das im §147 AO genau darlegt, welche Fristen gelten. Die handelsrechtliche Aufbewahrungsfrist wird im Handelsgesetzbuch im §257 geregelt. Sie gilt allerdings nur für Kaufleute. Für die Buchhaltung gelten wiederum andere Aufbewahrungsfristen, die ebenfalls im Handelsgesetzbuch genau dargelegt werden.
Vor allen Dingen für geschäftliche Unterlagen sind Aufbewahrungsfristen wichtig. Wie lange du persönliche Briefe aufbewahrst, ist hingegen nebensächlich.
Sicherlich hast du die eine oder andere Versicherung abgeschlossen, die dir daraufhin einen Versicherungsschein und weitere Unterlagen zugestellt hat. Den Versicherungsschein musst du mindestens so lange aufheben, wie die Versicherung läuft. Wenn die Versicherung gekündigt ist und du sie nicht mehr benötigst, kann auch der Versicherungsschein entsorgt werden.
Hast du Dokumente in Bezug auf Telefonverträge, Konteneröffnungen oder Kreditkarten, gilt auch hier die Regelung, dass du, solange die Nutzung erfolgt, auch die Unterlagen dazu aufheben solltest.
Als Privatperson bist du zuerst einmal nicht dazu verpflichtet, deine Bankunterlagen wie beispielsweise Kontoauszüge aufzubewahren. Die Bank muss in der Lage sein, diese für dich im Normalfall zur Verfügung zu stellen.
Es gibt allerdings eine Ausnahmeregelung, die für Privatpersonen gilt, die ein jährliches Einkommen von über 500.000 Euro haben. Hier wird eine Aufbewahrungsfrist für Kontounterlagen von 6 Jahren vorgeschrieben.
Allerdings empfiehlt es sich immer, auch sonstige Kontoauszüge und Bankunterlagen mindestens 3 Jahre aufzuheben. Muss nämlich ein Kontoauszug aus vergangenen Tagen irgendwo eingereicht werden und wird dieser bei der Bank angefordert, kostet das Geld. Hat man die Unterlagen vor Ort, muss man dieses Geld nicht in die Hand nehmen.
Lohnzettel und Unterlagen zur Lohnsteuer haben eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren. Wenn du zum Beispiel eine Lohnabrechnung aus dem Jahr 2017 hast, kannst du diese zum Ende des Jahres 2023 entsorgen. Allerdings gilt auch hier: lieber etwas länger aufheben, als zu zeitig entsorgen. Besonders dann, wenn es um die Rentenberechnung geht, kann der eine oder andere Lohnzettel durchaus notwendig werden.
Du hast unterschiedliche Sozialversicherungsnachweise, die du ein Leben lang aufheben musst. Dazu gehört nicht nur der Zettel über deine Sozialversicherungsnummer, sondern auch die Unterlagen zur Rentenberechnung, Arbeitsverträge und ähnliche Dinge. Auch deine Geburtsurkunde musst du ein Leben lang aufheben.
Hier empfiehlt es sich, eine Kopie all jener Unterlagen zu machen, die immer aufgehoben werden müssen. Lagere sie im besten Fall an einem anderen Ort. Vielleicht gibt es ein Schließfach bei der Bank oder bei vertrauensvollen Menschen, die die Möglichkeit bieten, eine Kopie der Unterlagen aufzubewahren. Sollte es nämlich einmal zu einem Verlust der Originalunterlagen kommen, besteht immer noch die Möglichkeit, auf die Kopien zurückzugreifen.
Auch ärztliche Gutachten, Abschlusszeugnisse, Heiratsurkunden, Kirchenbescheinigungen und Sterbeurkunden von Familienangehörigen müssen ein Leben lang aufbewahrt werden.
Es läuft nicht immer rund im Leben. Manchmal steht ein Prozess ins Haus, der unterschiedliche Unterlagen mit sich bringt. Diese Unterlagen sollten samt Urteil für rund 30 Jahre aufbewahrt werden. Besonders dann, wenn es um finanzielle Angelegenheiten geht, ist diese lange Aufbewahrungsfrist immens wichtig. Denn die Urteile sind so lange vollstreckbar.
Wenn diese Frist nicht bedient werden kann, ist es sogar möglich, dass die Vollstreckung noch weiter verlängert werden kann. Deshalb ist es wichtig, dass solche Unterlagen für mindestens 30 Jahre aufgehoben werden, um alle rechtlichen Belange erfüllen zu können.
Du hast Bilder, Briefe und Andenken, die dich schon ewig begleiten, dir aber nichts Emotionales bringen? Dann sortiere sie aus. Achte aber darauf, dass du sie nicht einfach in den Müll wirfst, sondern schredderst. Der Datenschutz ist hier immens wichtig.
Eine Aufbewahrungsfrist gibt es für solche Dinge nicht. Denn es ist deine private Entscheidung, was du mit deinen privaten Unterlagen machst. Wenn sie dir emotional etwas bringen, dann hebe sie auf und erfreue dich daran. Wenn nicht, dann sortiere sie aus und wirf Ballast ab.
Es ist nicht immer einfach, Ordnung in die Unterlagen zu bringen und alles genau zu beachten. Das gilt auch für die Aufbewahrungsfristen.
Wir empfehlen dir, alle wichtigen Unterlagen immer in doppelter Ausführung bereit zu halten. Entweder als Kopien in Papierform oder in digitaler Form. Auch wenn es dann vielleicht nicht die Originalunterlagen sind, so hast du immer Belege für die Unterlagen und selbstverständlich auch die Möglichkeit, besonders in digitaler Form platzsparend zu speichern und aufzuheben.
Diese Absicherung ist wichtig. Benötigst du nämlich Unterlagen, die du nicht mehr besitzt, musst du sie aufwendig bei den jeweiligen Institutionen neu anfordern. Das kostet Zeit und es kostet vor allen Dingen Geld. Zudem musst du belegen können, dass du das Anrecht hast, diese Unterlagen zu erhalten. Und dafür musst du oftmals viele andere Unterlagen ausfüllen und einreichen. Ein Kreislauf, der unendlich viele Nerven kostet und der sehr aufwendig ist.
Deshalb versuche, deine Unterlagen so gut wie möglich zu sortieren und vor allen Dingen auch auf die Aufbewahrungsfrist zu achten. Wenn du deine Unterlagen in einem Ordner abheftest, kannst du dir dort einen kleinen Zettel hinterlegen, der genau zeigt, wann du was entsorgen kannst.
Was du nicht in der Wohnung aufbewahren kannst, bewahrst du im Keller auf. Du bist nicht dazu verpflichtet, deine Unterlagen im Wohnzimmerschrank stehen zu haben. Du musst sie sicher und trocken lagern. Und das kannst du überall dort tun, wo du Zugang hast und wo fremde Personen kein Zugriff darauf haben.
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