Endlich den Papierberg bändigen – 3 Tipps für schnelle Ordnung in den Unterlagen

Eine richtige Strukturierung ist wichtig

Bei Unterlagen in Papierform ist es wichtig, dass zuerst eine einfache Struktur vorgenommen wird. Unterteilt werden muss in Alltagsunterlagen und in Unterlagen, die einen emotionalen und sentimentalen Wert haben.

Zu den Alltagsunterlagen zählen Papierunterlagen wie beispielsweise Kontoauszüge, Lohnabrechnungen, Gebrauchsanweisungen, medizinische Unterlagen und vieles mehr. Sentimentale oder emotionale Unterlagen sind zum Beispiel Fotos, Schulhefte, private Briefe und ähnliches.

Wer hier eine erste Gliederung vornimmt, kann die Papierstapel schon einmal deutlich reduzieren. Denn emotionale Unterlagen haben eine andere Wertigkeit als Alltagsunterlagen. Und die emotionalen Unterlagen werden dann auch anders sortiert und gelagert als alltägliche Unterlagen, bei denen unter anderem eine Aufbewahrungsfrist gilt.

Warum ist es so schwierig, Ordnung in die Unterlagen zu bringen?

Es sind vor allen Dingen die Alltagsunterlagen, die uns Sorgen bereiten. Sie wecken nicht selten unsere Ängste und unsere innere Unruhe. Der Blick auf den Kontoauszug oder auf die Lohnabrechnung ist nicht immer positiv. Auch Versicherungsunterlagen tragen in der Regel wenig positives Potenzial in sich. Einerseits muss dafür Geld bezahlt werden, um eine Absicherung zu erhalten. Auf der anderen Seite ist es im Versicherungsfall nicht immer einfach, die Versicherung von einer Geldleistung zu überzeugen.

Deshalb ist es eine Art Schutzwall, den wir bilden, wenn es darum geht, die Alltagsunterlagen einfach liegen zu lassen und gar nicht weiter zu betrachten.

Anders sieht es aus bei Dingen, die ein emotionalen und sentimentalen Wert haben. Sie sollen Erinnerungslücken füllen, machen unsere Geschichte und unser Leben greifbar und zeigen unsere Identität auf. Auch hier ist es manchmal nicht einfach, sich von solchen Dingen zu trennen oder sie so zu verräumen, dass sie erstmal aus dem Blickfeld sind. Besonders bei Fotos ist das oftmals der Fall.

Doch ohne Ordnung in den Unterlagen geht es nun mal nicht. Besonders bei den Alltagsunterlagen muss Ordnung herrschen, da die Aufbewahrungsfristen eingehalten werden müssen und oftmals ein Zugriff auf die Unterlagen notwendig wird.

So werden Papiere richtig geordnet und der Papierberg verschlankt

Der Blick in den Briefkasten offenbart oftmals nicht nur Papiere und Unterlagen die wichtig sind. Es ist auch viel Werbung vorzufinden oder Dinge, die wir nicht benötigen. Deshalb ist hier schon der erste Schritt notwendig, der gegangen werden muss. Nämlich das direkte Aussortieren der Unterlagen, bevor es in die Wohnung oder ins Haus geht.

Im besten Fall ist in der Nähe vom Briefkasten auch gleich eine Papiertonne zu finden. Dort können die ungeliebte Werbung, kostenlose Zeitungen oder ähnliche Briefwurfsendungen direkt entsorgt werden, wenn sie nicht benötigt werden. Sie müssen nicht erst mit hineingenommen werden, wo sie zusätzlichen Ballast darstellen.

Unser Tipp: Besonders überflüssige Standardanschreiben können direkt weggeworfen werden, da sie keine Wertigkeit haben und nicht zu den wichtigen Unterlagen zählen.

Zusätzlich möchten wir drei weitere Tipps geben, die beim Sortieren vom Papierberg wichtig sind und schnell für Ordnung in den Unterlagen sorgen.

Erster Tipp: Schritt für Schritt vorgehen

Auch wenn es banal klingt, so ist auch beim Unterlagen sortieren wichtig, dass nichts übers Knie gebrochen wird. Zuerst muss die Struktur stehen und dann kann sortiert und ausgemistet werden. Deshalb ist es wichtig, dass zuerst unterschiedliche Bereiche angelegt werden. Alltagsunterlagen und emotionale sowie sentimentale Unterlagen werden getrennt. Weiterhin muss es eine feinere Gliederung geben.

Bei den Alltagsunterlagen zwischen Kontoauszügen, betrieblichen Unterlagen, Steuerunterlagen, Versicherungen und ähnlich Dingen. Je nachdem, was anfällt und was pro Haushalt notwendig ist. Bei den emotionalen und sentimentalen Unterlagen muss eine Trennung zwischen Fotos, Briefen und ähnlichen Dingen erfolgen. Das kann mit kleinen Kästchen, Schachteln aber auch einfach nur Bereichen auf dem Tisch oder auf dem Boden geschehen. Wenn man sich einen kleinen Zettel hinlegt, welche Unterlagen auf welchen Haufen gehören, ist das schon mal eine gute Vorbereitung, um dann Schritt für Schritt ans Ausmisten zu gehen.

Dafür sollte sichergestellt werden, dass niemand stört. Dass man in Ruhe diese Dinge machen kann, ohne abgelenkt zu werden. Jede einzelne Papierunterlage muss angeschaut werden. Es muss entschieden werden, auf welchen Stapel sie gehört oder ob sie vielleicht sogar entsorgt werden kann.

Zweiter Tipp: Die Aufbewahrungsfristen

Wir haben es bereits erwähnt – es gibt für die alltäglichen Unterlagen Aufbewahrungsfristen, die eingehalten werden müssen. Für die meisten Papierunterlagen ist eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren vorgesehen. Es gibt jedoch auch andere Unterlagen, wo lediglich eine Aufbewahrungsfrist von 2 Jahren vorgeschrieben ist. Und dann wiederum gibt es Unterlagen, die lebenslänglich gelten. Zum Beispiel die Geburtsurkunde oder Arbeitsunterlagen.

Welche Aufbewahrungsfrist für welche Unterlagen gilt, haben wir im Artikel „5 Aufbewahrungsfristen, die du kennen solltest“ etwas genauer zusammengetragen. Wir wollen deshalb an dieser Stelle weniger darauf eingehen, sondern auf den anderen Beitrag verweisen.

Dritter Tipp: Digitalisierung berücksichtigen

Es ist sicherlich sinnvoll, etwas in Papierform in der Hand zu halten, wenn es um das Thema Unterlagen geht. Aber in der heutigen Zeit ist es auch möglich, die Unterlagen zu digitalisieren und aufzuheben.

Ein Schreiben von der Versicherung muss nicht in Papierform vorliegen. Es kann auch eingescannt oder abfotografiert werden und als Datei auf dem Computer beziehungsweise auf einem USB-Stick gespeichert werden. Wird es benötigt, kann es aufgerufen, ausgedruckt und bereitgestellt werden.