Vielleicht zählst du dich bereits selbst zu all jenen, die sehr organisiert sind und Ordnung und ordentliche Unterlagen ihr Eigen nennen. Doch Unterlagen richtig zu sortieren ist eine Aufgabe, die relativ schwer ist. Und ich bin mir sicher, dass dir diese Aufgabe noch nicht bis in die Perfektion hinein gelingt. Denn Unterlagen haben eine ganz eigene Dynamik, die nach viel Geduld, Sortierung und nach einem richtigen Plan verlangen. Wie das Ordnung in Unterlagen bringen tatsächlich richtig funktioniert, möchte ich dir hier mit vier einfachen Schritten zeigen.
Du hast wahrscheinlich immer wieder Post im Briefkasten, die neue Unterlagen liefert, du erhältst auf der Arbeit Unterlagen, von Versicherungen und von allen Seiten. Und oftmals werden diese Unterlagen einfach genommen und auf eine Ablage gelegt. Damit sind sie erstmal weg und du musst dich damit nicht beschäftigen.
Doch so schön die Ablage auch sein mag, irgendwann muss der Zeitpunkt gekommen sein, an dem du dich um genau diese Ablage kümmerst. Denn je größer der Papierberg wird, umso intensiver musst du dich darum kümmern und umso größer auch das Risiko, dass du Termine oder Fristen verpasst. Deshalb lohnt es, immer einen festen Zeitpunkt festzulegen, wann du dich um genau diese Unterlagen kümmerst und man das Ordnung in Unterlagen bringen für dich unbedingt zu einem Thema wird.
Empfehlenswert ist es, zum Beispiel einmal pro Monat alle angesammelten Unterlagen durchzuschauen und zu sortieren. Um die Dinge, die du dich noch kümmern musst, um die Dinge, die bereits erledigt sind und um die Dinge, die du ablegen kannst.
Bedenke immer, dass ein großer Papierberg viel Zeit in Anspruch nimmt. Ein kleiner Papierberg lässt sich von dir innerhalb kürzester Zeit abarbeiten, sortieren und optimal strukturieren.
Wenn du deine Unterlagen sortiert hast, geht es darum, sie auch richtig abzulegen. Und hier bedarf es einiger Vorbereitung.
Du brauchst Aktenordner, Trennblätter aber auch Ablageflächen, die du nutzen kannst. Je besser du vorbereitet bist, umso besser kannst du sortieren und umso eher hast du ordentliche Unterlagen.
Schaffe dir zum Beispiel einen Ordner an, in den alle Versicherungsunterlagen kommen. Einen Ordner mit Telefonunterlagen, einen Ordner mit Bankunterlagen, mit Arbeitsunterlagen und so weiter und so fort. Wenn du mit Trennblättern arbeitest, ist es möglich, Struktur in den Aktenordner zu bringen und gleichzeitig ordentliche Unterlagen zu haben.
Im Ordner für die Versicherungen kannst du zum Beispiel mit den Trennblättern die einzelnen Versicherungen voneinander trennen. Im Ordner für die Telefonunterlagen kannst du ebenfalls die einzelnen Telefone und Rechnungen voneinander trennen. Und im Ordner für die Bankunterlagen ist es möglich, mit den Trennblättern die einzelnen Jahre der Kontoauszüge zu trennen. Du musst Kontoauszüge nicht ewig aufheben. Und wenn du nach jedem Jahr ein kleines Trennblatt einarbeitet, kannst du beim Ausmisten ganz einfach erkennen, was wegkann und was du noch aufheben musst.
Um noch mal zum Thema Aufbewahrungsfrist zu kommen: Ordnung in Unterlagen bringen bedeutet auch, dass du nur die Dinge aufhebst, die wirklich notwendig sind. Werbung kann immer gleich weggeworfen werden. Und bei den Unterlagen musst du schauen, wie lange die Aufbewahrungsfristen sind.
Verträge, die bereits gekündigt sind, kannst du wegschmeißen. Auch Anschreiben von Ansprechpartnern oder Kontaktpartnern können in dem Fall entsorgt werden.
Aber es gibt auch Dokumente, die du unbedingt aufheben musst und die du nicht verlieren darfst. Reisepass, Geburtsurkunde, Zeugnisse, Personalausweis und Führerschein gehören da natürlich dazu. Auch ärztliche Unterlagen, Gutachten oder Röntgenbilder, Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen und all jene Dinge, die später vielleicht mal für deine Rente notwendig und wichtig sind. Dazu gehören auch Versicherungen, Sozialversicherungsbelege, Angaben zu Arbeitslosenzeiten und ähnliche Dinge. Informiere dich immer genau, welche Fristen bei welchen Unterlagen gelten.
Es gibt einige Tipps, die du hier im Internet dazu findest. Denn es gibt gesetzliche Regeln bei der Aufbewahrungsfrist. Als Arbeitnehmer bist du zur Aufbewahrung von Arbeitsverträgen, Lohn- und Gehaltsabrechnungen erstmal vom Gesetzgeber her nicht verpflichtet. Aber du brauchst die Unterlagen, um zum Beispiel für deine Rente alles zu regeln. Deshalb empfehle ich dir, diese Unterlagen so lange aufzuheben, bis alle Rentenansprüche geltend gemacht wurden.
Kontoauszüge sollten mindestens drei komplette Kalenderjahre aufgehoben werden. Alles, was älter ist, kann weg. Steuerunterlagen müssen mindestens vier Jahre aufgehoben werden. Liegen deine Bruttoeinkünfte über 500.000 Euro, musst du sie noch länger aufheben.Vierter Schritt: Einen kühlen Kopf bewahren
Auch wenn der Papierkram nervt und du dich damit ungern beschäftigt, musst du es tun. Und deshalb ist es wichtig, dass du dich darüber nicht aufregst und dir auch nicht allzu viele Gedanken machst.
Fakt ist, dass du mit einem guten Ablagesystem ganz schnell ordentliche Unterlagen hast und bei Bedarf auch ohne Probleme darauf zugreifen kannst. Und wenn du dir einmal im Monat eine Stunde Zeit dafür nimmst, hast du schon ganz viel erreicht.
Mein Tipp: Wenn du fertig bist mit dem Bereitstellen der Unterlagen und die Unterlagen richtig sortiert hast, dann gönn dir was Gutes. Belohne dich mit einem tollen Abendessen, einer Nascherei oder woran auch immer du Freude hast. Denn das Belohn-Prinzip funktioniert in dem Fall hervorragend.
Auch wenn der Papierkram nervt und du dich damit ungern beschäftigt, musst du es tun. Und deshalb ist es wichtig, dass du dich darüber nicht aufregst und dir auch nicht allzu viele Gedanken machst.
Fakt ist, dass du mit einem guten Ablagesystem ganz schnell ordentliche Unterlagen hast und bei Bedarf auch ohne Probleme darauf zugreifen kannst. Und wenn du dir einmal im Monat eine Stunde Zeit dafür nimmst, hast du schon ganz viel erreicht.
Mein Tipp: Wenn du fertig bist mit dem Bereitstellen der Unterlagen und die Unterlagen richtig sortiert hast, dann gönn dir was Gutes. Belohne dich mit einem tollen Abendessen, einer Nascherei oder woran auch immer du Freude hast. Denn das Belohn-Prinzip funktioniert in dem Fall hervorragend.
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Responses
einen Ordner mit Telefonunterlagen? Was soll da denn rein?
Ich lege alle Rechnungen pro Monat zusammen ab, oben drauf kommt die Belastungsanzeige der Bank. Die Rechnungen behalte ich nur gut ein Jahr auf, danach kommen alle in das Altpapier. Die Belastungsanzeigen (= Zahlungsquittungen) behalte ich aber länger. Ich habe fünf Ordner für Steuern / Bankbelege & Vorsorge / bezahlte Rechnungen / Quittungen & Versicherungen / Abeitszeugnisse, berufliche Qualifikationen & Ausbildungen. That’s it.
Hallo Sibylle,
schön, dass du ein System für dich gefunden hast 🙂
Mit Telelohnunterlagen sind die Unterlagen gemeint, die vom Telekommunikationsanbieter kommen. Rechnungen, Verträge usw. für Telefon und Internet. Manchmal muss man auch da dir Rechnungen länger aufbewahren, wenn man sie beispielsweise von der Steuer absetzen kann (Stichwort: Homeoffice).
Eure Anleitung zur effizienten Sortierung von Unterlagen ist wirklich aufschlussreich. Besonders bemerkenswert ist der Hinweis auf die Wichtigkeit regelmäßiger Zeiträume für die Überprüfung und Organisation von Unterlagen. Es scheint, als ob eine Service Management Software eine wertvolle Unterstützung in diesem Prozess sein könnte. Durch den Einsatz von digitalen Tools könnten Unternehmen Zeit sparen und gleichzeitig die Qualität der Dokumentenverwaltung erhöhen. Hätten Unternehmen aus Eurer Sicht Vorteile, wenn sie ihre physischen Unterlagen in eine digitale Form übertragen und Software zur Verwaltung dieser digitalen Dokumente verwenden? Es wäre fantastisch, wenn Sie Ihre Gedanken dazu teilen könnten. Zudem frage ich mich, wie der “kühle Kopf”-Ansatz, den Sie für die Verwaltung von Papierdokumenten vorschlagen, auf die Verwaltung digitaler Dokumente angewendet werden kann? Könnte eine regelmäßige digitale “Aufräumzeit” helfen, um die Ordnung und Übersicht zu bewahren?