Lange Jahre habe ich meine Unterlagen in Ordnern aufbewahrt – wie wahrscheinlich ein Großteil der Menschen in Deutschland (zumindest finde ich bei meinen Kunden immer nur Ordner für die Aufbewahrung). Und lange Jahre hatte ich nie Ordnung in meinen Unterlagen. Die Papiere flogen überall in meiner Wohnung rum oder waren neben den Ordnern in einer Ablage gelegt, die betitelt war mit „Muss abgeheftet werden“.
Genau in dieser Ablage wurden die Unterlagen meist auch endgültig aufbewahrt – sie haben es also gar nicht erst in den Ordner geschafft.
Warum passiert sowas?
Das hat mehrere Gründe, die aufsummiert einfach dafür sorgen, dass man solche Aufgaben gerne schleifen lässt.
Ein Grund dafür, die Aufgabe schleifen zu lassen: Man weiß nicht, welche Unterlagen wichtig sind und welche nicht. Man hat – abgesehen von offensichtlicher Werbung – keine Ahnung, welche Unterlagen wie lange aufbewahrt werden müssen. Diese Unsicherheit führt dann dazu, dass man sich überlegt, ob man es behalten muss oder nicht und erst einmal zur Seite legt.
Ein weiterer Grund dafür kann aber auch sein, dass es einem zu kompliziert erscheint, die Dokumente erst lochen zu müssen, den richtigen Ordner zu finden und dann im Ordner die richtige Stelle, an der das Dokument abgelegt werden muss, aufzuschlagen.
Der innere Schweinehund flüstert einem dann gerne: „Das kannst du auch später machen.“
Beide Dinge führen dazu, dass sich der Berg an Unterlagen, die man abheften, aussortieren oder bearbeiten muss, immer weiter steigt, sodass man nur durch das Anschauen des Haufens schon erschöpft ist.
Aus diesem Grund brauchte ich ein neues System, das für mich funktioniert und da bin ich auf die Hängeregister gestoßen. Hängeregister haben viele Vorteile. Auf drei davon möchte ich in diesem Beitrag einmal eingehen.
Der für mich wichtigste Grund ist das schnelle „Abheften“ meiner Unterlagen. Es ist völlig egal, ob die Unterlagen gelocht oder ungelocht ankommen – ich kann sie einfach in die Mappe legen.
Dadurch dass ich meine Unterlagen und Dokumente im jeweils dafür vorgesehenen Hängeordner ablege, erspare ich mir persönlich natürlich auch das zeitaufwändige Lochen und Abheften der Unterlagen. Ich habe es mir angewöhnt, alle Belege chronologisch in meiner „Registratur“ abzulegen. So liegen der aktuelle Schriftverkehr oder die „laufende Post“ immer obenauf und ich habe sofortigen Zugriff.
Mir persönlich gefällt es, dass ein Hängeregister im Vergleich zu anderen Ablage- und Ordnungssystemen nur geringe Kosten verursacht. Auch, dass sich erstaunlich viel Platz in den Mappen bietet, ich den Überblick durch die Möglichkeit, die Ordner durch Beschriftung oder mit Reitern zu versehen, behalte.
Ja, Hängemappen benötigen zur Aufbewahrung Registraturkörbe* oder, wer es ganz professionell möchte, einen Aktenschrank. In den meisten Fällen reichen aber Hängevorrichtungen, die sich bequem in einem Schrank oder einer Schublade integrieren lassen, vollkommen aus.
Deine Hängemappen kannst du natürlich auch unkonventionell und platzsparend in einer Transportschachtel oder einer eigens dafür gestalteten Aufbewahrungsbox* aufbewahren.
In deinen Regalen bleibt Platz für deine Lieblingslektüre, die bunten Magazine, Zeitschriften und Illustrierten. Und du musst auf keine, vielleicht nur zur Hälfte gefüllten, dicken und oft unschönen Ordner blicken. Wenn dein privates „Hängemappen-Büro“ sehr überschaubar ist, dann reicht vielleicht auch einfach eine geräumige Schublade.
Ich möchte meinen letzten Gedanken noch einmal aufgreifen: Schublade auf – einmal den Blick darüber schweifen lassen und schon finde ich gezielt das, was ich brauche.
Hängemappen eignen sich besonders für laufende Projekte und aktuelle Aufgaben, auf die du häufig zugreifst. Durch Reiter und eine eindeutige Beschriftung bleibt es übersichtlich. Du wirst staunen, wie viel Platz dir eine Mappe bieten kann. Ein Ordner „schluckt“ natürlich mehr, aber dieses Fassungsvermögen schlägt sich in seinem oft beträchtlichen Gewicht nieder. Magst du es bunt? So greife auf farbige Hängemappen zurück und nutze die unterschiedlichen Farben für eine Gliederung und Strukturierung deiner Mappen. Und solltest du befürchten, dass kleine Kassenbons oder lose Quittungen aus den Mappen fallen könnten, dann bewahre sie in deinen Hängemappen in Briefumschlägen auf.
Unsicherheiten beim Aussortieren? Du hast Angst, falsche Entscheidungen zu treffen? Mit dieser einfachen aber bedeutungsvollen 4-Wort-Frage triffst du authentische Entscheidungen für und gegen Gegenstände, die du nicht bereuen wirst.
Wie bekomme ich mein Papierchaos im Büro in den Griff, sodass ich wieder den Überblick über meine Dokumente und Fristen bzw. Aufgaben aus den Dokumenten erhalte?
Auf diese Fragen möchte ich in diesem Blog-Beitrag eingehen und Dir einen Impuls geben, damit Du die Ärmel hochkrempelst und direkt loslegen kannst.
Die meisten Dinge, die wir besitzen, haben wir nicht nur aus rein funktionalen Gründen. Viele von ihnen laden wir mit einer emotionalen Bedeutung auf, die sich in der Vergangenheit oder möglicherweise in der Zukunft befindet. So führen wir nicht nur im Kopf mehrere Leben gleichzeitig.
Sarah Kiefer ist Ordnungscoach ohne System. In ihrer Arbeit mit KundInnen schaut sie genau hin, was bereits vorhanden ist. Wer sitzt da vor ihr und was sind die Stärken dieser Person? Danach richten sich Vorgehen, Ordnungssystem und Routinen aus.
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