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Wie bekomme ich mein Papierchaos im Büro in den Griff, sodass ich wieder den Überblick über meine Dokumente und Fristen bzw. Aufgaben aus den Dokumenten erhalte?
Auf diese Fragen möchte ich in diesem Blog-Beitrag eingehen und Dir einen Impuls geben, damit Du die Ärmel hochkrempelst und direkt loslegen kannst.
Geht es Dir auch so?
Du hast den Überblick verloren, welche Dokumente wo zu finden sind? Und noch schlimmer, zusätzlich weißt Du auch nicht, was in den Dokumenten steht und welche Aufgaben daraus für Dich – und Dein Unternehmen – entstehen.
Aber: wie fängst Du jetzt am besten an, Ordnung und Struktur in Deine Dokumente zu bringen?
Bevor Du anfängst, bitte nimm Dir nicht zu viel auf einmal vor. Fange mit einem Aktenordner an (oder einem Behältnis – wo auch immer Du Deine Dokumente lagerst).
Und dann lege los, die Dokumente zu sichten und grob vorzusortieren.
Mache Dir am besten gleich Stapel für die künftigen Kategorien, in die Du die Dokumente einsortieren möchtest. Hilfreich ist es hier, Kartons oder Körbe zu nutzen, um Deine Dokumente grob vorzusortieren.
Lege auf jeden Fall einen Stapel an für die Dokumente, die Du nicht mehr archivieren musst, oder die nicht mehr benötigt werden. Bitte beachte hier die Aufbewahrungsfristen für private und geschäftliche Dokumente!
Wenn Du die Dokumente vorsortiert hast, beschäftige Dich damit, wie Du die Dokumente kategorisieren kannst. Hier hat es sich bewährt, Kategorien anzulegen, die durch Unterkategorien weiter unterteilt werden. Nutze hierfür Register und Trennstreifen, die Du beschriftest, um später schnell alles wieder zu finden.
Mögliche Kategorien könnten sein:
- Haus
- Versicherungen
- Auto
- Rente
- Arbeit / Zeugnisse
- Finanzen
- Verträge
Und ganz zum Schluss legst Du Dir eine neue Struktur an.
Hier gilt es zu überlegen, ob Du die Dokumente in Aktenordner oder Hängeregister einsortieren möchtest, oder vielleicht doch Deine Dokumente digitalisieren möchtest?!
Und wenn Du mehr zum Thema Digitalisierung erfahren möchtest – stay tuned für meinen nächsten Blog-Beitrag!
Deine Daniela
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